Entretien avec Vivien Richard autour de la numérisation des conseils des ministres aux Archives nationales

Vivien Richard est conservateur du patrimoine, en charge des archives des chefs du gouvernement aux Archives nationales. Autour de 5 questions, il revient sur la numérisation des conseils des ministres et les enjeux archivistiques qu’un tel projet met au jour.

 

 

Quel est votre parcours universitaire et professionnel ?

Après avoir passé deux ans de classes préparatoires aux grandes écoles hypochartes et chartes au lycée Henri-IV, trois ans et demi de scolarité à l’École nationale des chartes puis un an et demi de formation à l’Institut national du patrimoine, je suis aujourd’hui titulaire du diplôme de conservateur du patrimoine, spécialité archives, dans la fonction publique d’État. Ce parcours initial est doublé d’un parcours universitaire à Paris 4 où je prépare actuellement un doctorat d’histoire (portant sur la chambre du roi sous l’Ancien Régime).

Depuis ma sortie de l’Institut national du patrimoine en 2011, je suis affecté aux Archives nationales où m’incombe la responsabilité des archives des chefs du Gouvernement et des services rattachés à Matignon. Ces fonds remontent pour les services administratifs aux années 1930 et sont composés d’entrées de Matignon puis de versements réguliers réalisés par la mission des archives installée à Matignon et d’entrées d’archives mixtes (publiques et privées) par don ou dépôt.

 

Quelles sont, selon vous, les métamorphoses qu’ont connues les archives (et les Archives nationales en particulier) avec la généralisation du numérique et de la numérisation ?

La conséquence directe de la généralisation du numérique et de la numérisation porte sur la relation au public, aux chercheurs, universitaires et amateurs. Dans une société médiatique, la demande sociale de l’image est forte et permanente. Les archives ont pleinement saisi ce mouvement et l’accompagnent.

En effet, le monde des archives en France a entrepris depuis de nombreuses années maints chantiers de numérisation, notamment dans les services d’archives départementales – pensons à l’état-civil ou aux matricules militaires. Les Archives nationales ont numérisé de manière régulière des corpus de documents. Néanmoins précisons tout de suite que la numérisation de fonds entiers est impossible. Le nombre de vues et la conservation papier et numérique des documents – on ne numériserait pas pour détruire ensuite les originaux – aurait un coût inatteignable. Les choix se portent, avec le filtre des types de recherches thématiques et ciblées des lecteurs, sur des fonds parmis les plus anciens, les plus précieux, les plus emblématiques, les plus demandés en consultation ou bien encore ceux faisant l’objet de programmes de recherche et de valorisation. Au sein de ces fonds, des sélections sont également souvent nécessaires. Avec la réorganisation des Archives nationales ces dernières années, ainsi qu’avec l’écriture et la mise en oeuvre d’un projet scientifique, culturel et éducatif où la numérisation a une grande place, les chantiers de ce type se multiplient aujourd’hui.

La numérisation de documents s’est accompagnée en amont de la numérisation d’instruments de recherche pour les rendre accessibles en ligne. Une telle mise en ligne de corpus numérisés permet aux chercheurs de mener ou d’approfondir des recherches thématiques et ciblées à distance. Plus la courbe des consultations en ligne croît, plus celle des consultations en salle de lecture s’amenuise. La relation au public est donc en profonde mutation, car certains chercheurs se rendent moins dans les services d’archives alors qu’ils n’ont jamais eu à disposition autant d’informations et d’éléments depuis leur domicile pour connaître les fonds d’archives et les opérations de classement et de valorisation menées par les archivistes. Rendre leur fréquentation également physique est d’ailleurs un défi à relever.

 

Quel regard portez-vous sur la salle des inventaires virtuelle ? Cette interface a-t-elle modifié votre pratique professionnelle ? En quoi ?

La salle des inventaires virtuelle des Archives nationales (SIV) est un outil qui s’adresse autant au public qu’aux professionnels des archives. Chacun est amené à repenser son rapport aux instruments de recherche et sa propre démarche de recherche.

Pour les chercheurs, le gain est immédiatement évident. Le plus possible d’instruments de recherche est en ligne. Des chargements ultérieurs sont prévus en raison d’un dernier programme pluriannuel de dématérialisation d’instruments préexistants. Quant aux nouveaux instruments de recherche ils sont créés directement dans le module ad hoc de la SIV par les archivistes. Le numérique n’est pas qu’une culture, c’est désormais une pratique.

Les chercheurs ont désormais accès aux données accessibles par hiérarchisation ou par moteur de recherche. Lorsqu’ils ont la nécessité de se tourner vers les archivistes, leurs questions sont moins génériques, plus précises et ponctuelles. Cela conduit l’archiviste à une connaissance et des approches plus pointues des fonds dont il a la charge.

La conception de l’ensemble de la SIV a en outre permis de rationnaliser certains processus de travail, d’où des gains de temps non négligeables pour tous les acteurs.

 

Quelle est la genèse du projet de numérisation des communiqués de presse des conseils des ministres ? Comment ont été pensées la répartition des différents acteurs et leur fonction dans l’opération ?

Les dossiers de séance des conseils des ministres forment une collection complète depuis 1945 – les dernières années sont encore conservées au Secrétariat général du Gouvernement. Les concernant, deux constats sont apparus et ont conduit à la mise en route d’un projet dédié.

Tout d’abord la périodicité hebdomadaire du conseil des ministres occasionne aujourd’hui la conservation d’environ cinquante dossiers de séances par an. Chaque conseil a son ordre du jour précis. Les chercheurs connaissent parfois la date complète d’évocation d’un projet de loi ou d’une communication ministérielle mais parfois ils ne connaissent ni le mois ni le jour exact. D’autres chercheurs élaborent des travaux thématiques et aimeraient accéder à tous les conseils évoquant leur thématique de recherche sur une période donnée. Néanmoins, aucune clef n’existe pour affiner la sélection. Procéder par sondage ou par consultation large dans une période donnée est la seule issue dont la lourdeur est évidente.

Par ailleurs, selon la législation en vigueur, certains dossiers de séance sont consultables au bout de 25 ans, d’autres de 50 ans. Tout dépend des sujets évoqués autour de la table du Conseil. Avant l’échéance de ces délais, des dérogations sont impératives pour y accéder. Aujourd’hui tous les dossiers antérieurs à 1965 sont libres, tous ceux postérieurs à 1990 sont soumis à dérogation. Les dossiers datant de 1965-1990 sont de facto soit librement communicables soit communicables sous dérogation. L’archiviste, une fois saisi par le chercheur qui s’est heurté à un refus de libre communication, n’a aujourd’hui aucune possibilité de connaître le contenu exact et la communicabilité des dossiers sans aller consulter les cartons concernés.

Élaborer un outil complet, recensant conseil par conseil, s’est donc imposé et a rencontré le projet DÉFI (Décideurs : figures médiatiques de l’autorité).

 

Quels sont les enjeux institutionnels, archivistiques et scientifiques de cette numérisation ?

Ces enjeux sont multiples. Ni les institutions productives des documents, ni les Archives nationales, et bien sûr, ni les chercheurs, ne disposent – comme nous l’avons vu – d’un quelconque inventaire global. L’enjeu institutionnel tant pour les services producteurs que pour les Archives nationales est grand. Les services auront plus de facilité à accéder à leur propre mémoire et les Archives nationales à connaître ces fonds emblématiques de l’action du pouvoir exécutif. Par ce fonds, les Archives nationales se trouvent par ailleurs au carrefour de nombreuses institutions, sujets de recherche et problématiques propres à nourrir des projets et partenariats.

Les enjeux archivistiques et scientifiques ne sont pas moindres, et ce au fil des étapes du projet. De très nombreux dossiers de séance étant encore soumis à dérogation, sélectionner parmi tous les documents d’un dossier de séance une unique typologie commune à toute la période étudiée était une évidence. Le communiqué de presse qui est par définition librement communicable répond à cette demande. La série des dossiers de séance constituée et versée par le secrétariat du Conseil des ministres au Secrétariat général du Gouvernement est la source principale. Pour des raisons historiques (absence de communiqué), de conservation ou d’archivage, les dossiers ne comportent pas aujourd’hui de communiqué. Les manques doivent être complétés par les communiqués de presse de dossiers de séance issus d’autres ensembles – archives du général de Gaulle président du Gouvernement provisoire de la République française, archives de Vincent Auriol et de René Coty, archives du général de Gaulle président de la République. A défaut, le choix se porte sur un document librement communicable à valeur informative la plus équivalente possible (ordre du jour par exemple). L’équipe dévolue au projet a monté à partir de là un inventaire factice. Cette conception archivistique non identifiée, dont le déroulé matériel requiert du temps et de la manutention (sélection des cotes, extraction des communiqués présents, recherche de communiqués manquants, extraction de ces communiqués ou choix d’un autre document similaire du même conseil, constitution de la collection factice, numérotation et récolement final), révèle en revanche un inventaire des plus simples qui se découpe par année, par mois et ensuite par date de conseil. À chaque date se trouve la ou les vue(s) du communiqué de presse et une indexation sous forme de mots-clefs permettant aux chercheurs de faire émerger dans notre moteur de recherche les conseils des ministres nécessaires à leurs travaux. Chaque conseil voit préciser la cote réelle où se trouve le dossier de séance complet que l’on peut demander en communication libre ou en communication par dérogation.

Un dernier enjeu archivistique et scientifique revient aux Archives nationales et aux chercheurs. Chaque conseil des ministres s’inscrit dans une temporalité, un présent et une action politiques qui ont produit de nombreux documents d’archives conservés aux Archives nationales. Les archives des cabinets des chefs du Gouvernement et bien sûr celles des présidents de la République sont en résonance immédiate avec les dossiers de séances des conseils des ministres. Le lieu de prise de décision se comprend mieux en suivant le processus de décision dans son intégralité.

Par ailleurs, il est intéressant de noter que cet inventaire présentera une collection qui n’aura existé réellement que quelques mois pour sa numérisation. En effet, la collection, préparée durant l’hiver 2014-2015 et numérisée au printemps 2015, est éclatée durant l’été 2015 pour que chaque document retrouve son fonds d’origine et son dossier propre.

Enfin, un dernier enjeu se rattache à la prolongation de cette mise en ligne. Le projet actuel dans sa première phase s’arrête en 1981. En effet à partir de cette année-là, la présidence de la République conserve une base de données de tous les conseils des ministres. Un export de données et métadonnées permettra de mettre à jour l’instrument de recherche des Archives nationales. Les conseils ne figureront bien sûr qu’une fois leurs dossiers de séance physiquement versés et cotés aux Archives nationales.

 

Au regard de votre parcours, comment projetez-vous les usages de cette numérisation des communiqués de presse des conseils des ministres et de sa mise en ligne ?

La mise en ligne de l’instrument de recherche complet offre à la recherche comme à l’administration publique une clef d’entrée dans tous les conseils des ministres de la IVe et de la Ve République. Par un simple outil numérique, les dossiers de séance du principal organe décisionnel du pouvoir exécutif seront repérables physiquement, présentés succintement grâce au libellé du communiqué et ensuite consultables en salle de lecture. Les usages seront quotidiens aux Archives nationales au fil des demandes des lecteurs – recherche et dérogation –, dans certaines administrations demandeuses et bien sûr depuis les lieux de travail des chercheurs.

La parole politique qui se met en scène chaque mercredi trouvera ainsi, après sa pérennité physique dans les magasins des Archives nationales, une plus grande accessibilité à tous. Les valorisations et partenariats possibles sont nombreux autour de l’étude politique, institutionnelle et médiatique du discours tenu à la presse depuis 1945 à l’issue du Conseil des ministres. Le monde de la recherche et les archivistes prendront en main cet outil et donneront sans aucun doute une nouvelle vie, cette fois-ci zététique à des fonds-clefs de compréhension de notre vie politique contemporaine. La numérisation et la mise en ligne de l’inventaire, accompagnés de la présentation du projet lors d’un colloque organisé par le CELSA en septembre 2015 et de la rédaction d’une fiche d’aide à la recherche et de conférences de présentation seront les premières marches indispensables à la diffusion de ce nouveau vecteur de connaissance. Chacun dans son domaine de compétence, de nombreux historiens, politologues et experts du monde de la communication pourront se saisir de ce corpus. La mise en confrontation de leurs lectures et analyses pourrait nourrir un second projet pluriannuel de recherche !

Enfin, par la numérisation et la mise en ligne des communiqués de presse des conseils des ministres, les Archives nationales, en partenariat avec le CELSA, assurent plus que jamais leur vocation de publicité des sources et d’accès à tous à l’histoire et au patrimoine de l’État.

 


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