Entretien avec Vivien Richard autour de la numérisation des conseils des ministres aux Archives nationales

Vivien Richard est conservateur du patrimoine, en charge des archives des chefs du gouvernement aux Archives nationales. Autour de 5 questions, il revient sur la numérisation des conseils des ministres et les enjeux archivistiques qu’un tel projet met au jour.

 

 

Quel est votre parcours universitaire et professionnel ?

Après avoir passé deux ans de classes préparatoires aux grandes écoles hypochartes et chartes au lycée Henri-IV, trois ans et demi de scolarité à l’École nationale des chartes puis un an et demi de formation à l’Institut national du patrimoine, je suis aujourd’hui titulaire du diplôme de conservateur du patrimoine, spécialité archives, dans la fonction publique d’État. Ce parcours initial est doublé d’un parcours universitaire à Paris 4 où je prépare actuellement un doctorat d’histoire (portant sur la chambre du roi sous l’Ancien Régime).

Depuis ma sortie de l’Institut national du patrimoine en 2011, je suis affecté aux Archives nationales où m’incombe la responsabilité des archives des chefs du Gouvernement et des services rattachés à Matignon. Ces fonds remontent pour les services administratifs aux années 1930 et sont composés d’entrées de Matignon puis de versements réguliers réalisés par la mission des archives installée à Matignon et d’entrées d’archives mixtes (publiques et privées) par don ou dépôt.

 

Quelles sont, selon vous, les métamorphoses qu’ont connues les archives (et les Archives nationales en particulier) avec la généralisation du numérique et de la numérisation ?

La conséquence directe de la généralisation du numérique et de la numérisation porte sur la relation au public, aux chercheurs, universitaires et amateurs. Dans une société médiatique, la demande sociale de l’image est forte et permanente. Les archives ont pleinement saisi ce mouvement et l’accompagnent.

En effet, le monde des archives en France a entrepris depuis de nombreuses années maints chantiers de numérisation, notamment dans les services d’archives départementales – pensons à l’état-civil ou aux matricules militaires. Les Archives nationales ont numérisé de manière régulière des corpus de documents. Néanmoins précisons tout de suite que la numérisation de fonds entiers est impossible. Le nombre de vues et la conservation papier et numérique des documents – on ne numériserait pas pour détruire ensuite les originaux – aurait un coût inatteignable. Les choix se portent, avec le filtre des types de recherches thématiques et ciblées des lecteurs, sur des fonds parmis les plus anciens, les plus précieux, les plus emblématiques, les plus demandés en consultation ou bien encore ceux faisant l’objet de programmes de recherche et de valorisation. Au sein de ces fonds, des sélections sont également souvent nécessaires. Avec la réorganisation des Archives nationales ces dernières années, ainsi qu’avec l’écriture et la mise en oeuvre d’un projet scientifique, culturel et éducatif où la numérisation a une grande place, les chantiers de ce type se multiplient aujourd’hui.

La numérisation de documents s’est accompagnée en amont de la numérisation d’instruments de recherche pour les rendre accessibles en ligne. Une telle mise en ligne de corpus numérisés permet aux chercheurs de mener ou d’approfondir des recherches thématiques et ciblées à distance. Plus la courbe des consultations en ligne croît, plus celle des consultations en salle de lecture s’amenuise. La relation au public est donc en profonde mutation, car certains chercheurs se rendent moins dans les services d’archives alors qu’ils n’ont jamais eu à disposition autant d’informations et d’éléments depuis leur domicile pour connaître les fonds d’archives et les opérations de classement et de valorisation menées par les archivistes. Rendre leur fréquentation également physique est d’ailleurs un défi à relever.

 

Quel regard portez-vous sur la salle des inventaires virtuelle ? Cette interface a-t-elle modifié votre pratique professionnelle ? En quoi ?

La salle des inventaires virtuelle des Archives nationales (SIV) est un outil qui s’adresse autant au public qu’aux professionnels des archives. Chacun est amené à repenser son rapport aux instruments de recherche et sa propre démarche de recherche.

Pour les chercheurs, le gain est immédiatement évident. Le plus possible d’instruments de recherche est en ligne. Des chargements ultérieurs sont prévus en raison d’un dernier programme pluriannuel de dématérialisation d’instruments préexistants. Quant aux nouveaux instruments de recherche ils sont créés directement dans le module ad hoc de la SIV par les archivistes. Le numérique n’est pas qu’une culture, c’est désormais une pratique.

Les chercheurs ont désormais accès aux données accessibles par hiérarchisation ou par moteur de recherche. Lorsqu’ils ont la nécessité de se tourner vers les archivistes, leurs questions sont moins génériques, plus précises et ponctuelles. Cela conduit l’archiviste à une connaissance et des approches plus pointues des fonds dont il a la charge.

La conception de l’ensemble de la SIV a en outre permis de rationnaliser certains processus de travail, d’où des gains de temps non négligeables pour tous les acteurs.

 

Quelle est la genèse du projet de numérisation des communiqués de presse des conseils des ministres ? Comment ont été pensées la répartition des différents acteurs et leur fonction dans l’opération ?

Les dossiers de séance des conseils des ministres forment une collection complète depuis 1945 – les dernières années sont encore conservées au Secrétariat général du Gouvernement. Les concernant, deux constats sont apparus et ont conduit à la mise en route d’un projet dédié.

Tout d’abord la périodicité hebdomadaire du conseil des ministres occasionne aujourd’hui la conservation d’environ cinquante dossiers de séances par an. Chaque conseil a son ordre du jour précis. Les chercheurs connaissent parfois la date complète d’évocation d’un projet de loi ou d’une communication ministérielle mais parfois ils ne connaissent ni le mois ni le jour exact. D’autres chercheurs élaborent des travaux thématiques et aimeraient accéder à tous les conseils évoquant leur thématique de recherche sur une période donnée. Néanmoins, aucune clef n’existe pour affiner la sélection. Procéder par sondage ou par consultation large dans une période donnée est la seule issue dont la lourdeur est évidente.

Par ailleurs, selon la législation en vigueur, certains dossiers de séance sont consultables au bout de 25 ans, d’autres de 50 ans. Tout dépend des sujets évoqués autour de la table du Conseil. Avant l’échéance de ces délais, des dérogations sont impératives pour y accéder. Aujourd’hui tous les dossiers antérieurs à 1965 sont libres, tous ceux postérieurs à 1990 sont soumis à dérogation. Les dossiers datant de 1965-1990 sont de facto soit librement communicables soit communicables sous dérogation. L’archiviste, une fois saisi par le chercheur qui s’est heurté à un refus de libre communication, n’a aujourd’hui aucune possibilité de connaître le contenu exact et la communicabilité des dossiers sans aller consulter les cartons concernés.

Élaborer un outil complet, recensant conseil par conseil, s’est donc imposé et a rencontré le projet DÉFI (Décideurs : figures médiatiques de l’autorité).

 

Quels sont les enjeux institutionnels, archivistiques et scientifiques de cette numérisation ?

Ces enjeux sont multiples. Ni les institutions productives des documents, ni les Archives nationales, et bien sûr, ni les chercheurs, ne disposent – comme nous l’avons vu – d’un quelconque inventaire global. L’enjeu institutionnel tant pour les services producteurs que pour les Archives nationales est grand. Les services auront plus de facilité à accéder à leur propre mémoire et les Archives nationales à connaître ces fonds emblématiques de l’action du pouvoir exécutif. Par ce fonds, les Archives nationales se trouvent par ailleurs au carrefour de nombreuses institutions, sujets de recherche et problématiques propres à nourrir des projets et partenariats.

Les enjeux archivistiques et scientifiques ne sont pas moindres, et ce au fil des étapes du projet. De très nombreux dossiers de séance étant encore soumis à dérogation, sélectionner parmi tous les documents d’un dossier de séance une unique typologie commune à toute la période étudiée était une évidence. Le communiqué de presse qui est par définition librement communicable répond à cette demande. La série des dossiers de séance constituée et versée par le secrétariat du Conseil des ministres au Secrétariat général du Gouvernement est la source principale. Pour des raisons historiques (absence de communiqué), de conservation ou d’archivage, les dossiers ne comportent pas aujourd’hui de communiqué. Les manques doivent être complétés par les communiqués de presse de dossiers de séance issus d’autres ensembles – archives du général de Gaulle président du Gouvernement provisoire de la République française, archives de Vincent Auriol et de René Coty, archives du général de Gaulle président de la République. A défaut, le choix se porte sur un document librement communicable à valeur informative la plus équivalente possible (ordre du jour par exemple). L’équipe dévolue au projet a monté à partir de là un inventaire factice. Cette conception archivistique non identifiée, dont le déroulé matériel requiert du temps et de la manutention (sélection des cotes, extraction des communiqués présents, recherche de communiqués manquants, extraction de ces communiqués ou choix d’un autre document similaire du même conseil, constitution de la collection factice, numérotation et récolement final), révèle en revanche un inventaire des plus simples qui se découpe par année, par mois et ensuite par date de conseil. À chaque date se trouve la ou les vue(s) du communiqué de presse et une indexation sous forme de mots-clefs permettant aux chercheurs de faire émerger dans notre moteur de recherche les conseils des ministres nécessaires à leurs travaux. Chaque conseil voit préciser la cote réelle où se trouve le dossier de séance complet que l’on peut demander en communication libre ou en communication par dérogation.

Un dernier enjeu archivistique et scientifique revient aux Archives nationales et aux chercheurs. Chaque conseil des ministres s’inscrit dans une temporalité, un présent et une action politiques qui ont produit de nombreux documents d’archives conservés aux Archives nationales. Les archives des cabinets des chefs du Gouvernement et bien sûr celles des présidents de la République sont en résonance immédiate avec les dossiers de séances des conseils des ministres. Le lieu de prise de décision se comprend mieux en suivant le processus de décision dans son intégralité.

Par ailleurs, il est intéressant de noter que cet inventaire présentera une collection qui n’aura existé réellement que quelques mois pour sa numérisation. En effet, la collection, préparée durant l’hiver 2014-2015 et numérisée au printemps 2015, est éclatée durant l’été 2015 pour que chaque document retrouve son fonds d’origine et son dossier propre.

Enfin, un dernier enjeu se rattache à la prolongation de cette mise en ligne. Le projet actuel dans sa première phase s’arrête en 1981. En effet à partir de cette année-là, la présidence de la République conserve une base de données de tous les conseils des ministres. Un export de données et métadonnées permettra de mettre à jour l’instrument de recherche des Archives nationales. Les conseils ne figureront bien sûr qu’une fois leurs dossiers de séance physiquement versés et cotés aux Archives nationales.

 

Au regard de votre parcours, comment projetez-vous les usages de cette numérisation des communiqués de presse des conseils des ministres et de sa mise en ligne ?

La mise en ligne de l’instrument de recherche complet offre à la recherche comme à l’administration publique une clef d’entrée dans tous les conseils des ministres de la IVe et de la Ve République. Par un simple outil numérique, les dossiers de séance du principal organe décisionnel du pouvoir exécutif seront repérables physiquement, présentés succintement grâce au libellé du communiqué et ensuite consultables en salle de lecture. Les usages seront quotidiens aux Archives nationales au fil des demandes des lecteurs – recherche et dérogation –, dans certaines administrations demandeuses et bien sûr depuis les lieux de travail des chercheurs.

La parole politique qui se met en scène chaque mercredi trouvera ainsi, après sa pérennité physique dans les magasins des Archives nationales, une plus grande accessibilité à tous. Les valorisations et partenariats possibles sont nombreux autour de l’étude politique, institutionnelle et médiatique du discours tenu à la presse depuis 1945 à l’issue du Conseil des ministres. Le monde de la recherche et les archivistes prendront en main cet outil et donneront sans aucun doute une nouvelle vie, cette fois-ci zététique à des fonds-clefs de compréhension de notre vie politique contemporaine. La numérisation et la mise en ligne de l’inventaire, accompagnés de la présentation du projet lors d’un colloque organisé par le CELSA en septembre 2015 et de la rédaction d’une fiche d’aide à la recherche et de conférences de présentation seront les premières marches indispensables à la diffusion de ce nouveau vecteur de connaissance. Chacun dans son domaine de compétence, de nombreux historiens, politologues et experts du monde de la communication pourront se saisir de ce corpus. La mise en confrontation de leurs lectures et analyses pourrait nourrir un second projet pluriannuel de recherche !

Enfin, par la numérisation et la mise en ligne des communiqués de presse des conseils des ministres, les Archives nationales, en partenariat avec le CELSA, assurent plus que jamais leur vocation de publicité des sources et d’accès à tous à l’histoire et au patrimoine de l’État.

 

Entretien avec Isabelle Chave autour de la numérisation des communiqués de presse des Conseils des ministres

Le programme Défi accompagne la numérisation des communiqués de presse des Conseils des ministres menée par les Archives nationales, institution partenaire.

Uniques traces médiatiques des « décisions » prises, en tout cas « actées », en Conseil des ministres, les communiqués de presse depuis 1945 prochainement mis en ligne dans la salle des inventaires virtuels des Archives nationales constituent un outil de recherche tout à fait inédit.

Isabelle Chave, conservateur en chef du patrimoine aux Archives nationales, responsable du département de l’Exécutif et du Législatif depuis 2012, répond à 5 questions autour des missions des Archives nationales et des enjeux qui traversent la numérisation des archives en général et des communiqués de presse des Conseils des ministres en particulier.

Quelles sont les missions d’un conservateur du patrimoine aux Archives nationales ?
Elles sont naturellement variables, et plus que variées dans les faits, en fonction du poste occupé aux Archives nationales, sur chacun des trois sites. Mais, diplômé de l’Institut national du patrimoine, un conservateur est susceptible d’assurer – en tout ou partie – des missions qui s’attachent à la collecte des archives (suivi des entrées des archives publiques, démarches actives vis-à-vis des détenteurs d’archives privées ou mixtes), à la conservation (du conditionnement en matériaux adaptés à la commande de supports de substitution, numériques le plus souvent), à la description normative et à la conception et réalisation d’outils d’orientation dans les fonds (répertoires numériques, guides de sources, bases de données, fiches d’aide à la recherche, notices historiques sur les producteurs des archives), à la communication (assistance scientifique des chercheurs, instruction des demandes d’autorisation et de dérogation pour les documents non communicables) et à la valorisation culturelle, scientifique et éducative (expositions, colloques, publications imprimées ou en ligne, ateliers pédagogiques) des fonds d’archives, quels que soient leurs supports, conservés par les Archives nationales, du VIIe siècle à nos jours, et pour des fonds  en accroissement constant. Le plus souvent, ces missions s’exercent sur un mode collaboratif et partenarial, en interne ou avec l’extérieur, et toujours avec un recours prégnant aux technologies de l’information et de la communication.

Quels sont les périmètres des fonds et les spécificités du département de l’Exécutif et du Législatif, qui conserve les principales archives relatives aux Conseils des ministres ?
Au sein de la direction des Fonds, l’une des quatre directions des Archives nationales, le département de l’Exécutif et du Législatif (DEL), créé en juillet 2012, a hérité des fonds précédemment conservés, à Paris, par les sections du XIXe siècle et du XXe siècle, en partie, et, à Fontainebleau, par le centre des archives contemporaines, en partie. Conservant un peu plus de 32 kilomètres linéaires d’archives, majoritairement de statut public, gérées de façon collaborative par une équipe scientifique et une équipe technique, le département s’organise en sept pôles, qui sont en charge des archives de la souveraineté et de la décision politique, au plus haut niveau de l’État, de la Révolution française à la Ve République, des archives des Assemblées et des grands organes de contrôle de l’État de la Révolution à nos jours et des archives de la Première et de la Deuxième Guerre mondiale. Les entrées d’archives correspondent au premier chef aux versements préparés par les missions Archives placées auprès de la Présidence de la République et des services du Premier ministre, ainsi que par la mission dite de l’Échelon central, au Service interministériel des Archives de France, qui accompagne les versements des grands organes de contrôle de l’État. Mais elles sont complétées par des dons et des dépôts, que l’on qualifie d’entrées par voie extraordinaire, avec une prospection particulière en direction des archives des hommes politiques, complémentaires des fonds versés par l’Élysée et Matignon, et des archives de la Seconde Guerre mondiale (particuliers, associations et organismes).

Quels sont les enjeux de la numérisation des communiqués de presse du Conseil des ministres ?
Les archives documentant les Conseils des ministres, de la sortie de guerre à nos jours, sont de nature diverse. Ordres du jour, communiqués de presse et dossiers des séances, constitués et versés en double collection par le secrétariat du Conseil des ministres et par les secrétaires généraux du Gouvernement, en constituent les principales typologies. Le premier enjeu de ce projet de numérisation est de faciliter spécifiquement l’accès à l’ensemble documentaire qui, parmi elles, est d’ores et déjà librement communicable au regard des délais prévus par la loi sur les archives de 2008, à savoir les communiqués de presse.
Le projet cherche aussi à répondre à un enjeu d’exhaustivité, en rapprochant, sur le temps long – 1945-1981 – et pour les quelque 1800 Conseils des ministres tenus dans cet intervalle chronologique, les fonds conservés aux Archives nationales, avec une commodité d’affichage pour les internautes.
Enfin, l’inventaire en ligne, qui sera le point d’entrée vers la visualisation des images, enrichi par l’apport de termes d’indexation, fournira pour la période un outil d’orientation encore inexistant, signalant, autour de telle thématique par exemple, chacun des Conseils des ministres concerné en raison des informations livrées à la presse via le communiqué de presse final.
L’exploitation concomitante d’ensembles documentaires primitivement éloignés, la combinaison du travail scientifique d’indexation et d’une structuration concrète des documents, la capacité de créer des liens vers ce gisement en ligne, proposé en open access, depuis des espaces personnels ou collaboratifs de travail entre chercheurs, pour constituer de véritables parcours de lecture, sont évidemment autant de possibilités exclusivement rendues possibles par le recours à la numérisation et à la mise en ligne.

Quel est votre regard sur la numérisation et la dématérialisation par rapport au service rendu au public et à la conservation des fonds ? Et partant, les enjeux et les perspectives d’un tel projet ?
Tout chantier de numérisation et de mise en ligne cumule un certain nombre de défis (technologique, économique, juridique, organisationnel, scientifique) que la plus-value apportée, tant en matière d’accessibilité des fonds, de diffusion et de valorisation que, au plan pragmatique, de préservation des supports originaux, convainc de surmonter.
Les projets en la matière sont souvent initialement conçus dans un contexte scientifique et politique précis ; dans le cas présent, du reste, les contours ont été définis très tôt, en partenariat avec vous-même, et vous-même avec l’équipe scientifique rassemblée autour du projet. Organe établi pour discuter et adopter certains des actes principaux du pouvoir exécutif (dépôt des projets de loi d’initiative gouvernementale, nomination de hauts fonctionnaires et d’officiers militaires…), le Conseil des ministres est aussi la seule réunion formelle de l’ensemble des membres du Gouvernement. Seul un compte rendu très synthétique de ses séances est diffusé auprès du public, mais, on le sait, le caractère du Conseil des ministres, point d’aboutissement d’initiatives et de projets élaborés à l’avance, dépend aussi de la personnalité du président, de la situation politique et de l’évolution de la communication gouvernementale. Aussi, est-ce l’analyse sur le temps long de ces comptes rendus qui fait sens et crée le matériau historique, par l’image renvoyée de l’évolution d’une question et de sa visibilité, plus ou moins importante, dans le champ politique et sociétal. Dans ce contexte, les technologies numériques et l’exposition en ligne sont particulièrement appropriées au brassage d’une documentation sérielle et massive (5000 vues pour ce projet) et son analyse concomitante par un collège d’historiens et d’experts, chacun dans sa discipline et avec les champs d’interrogation qui lui sont propres.
Sur le long terme, il y a aussi, nécessairement, un potentiel de relecture de ce gisement – par d’autres équipes scientifiques, dans d’autres contextes, avec d’autres enjeux et d’autres croisements de sources, en articulation avec d’autres programmes de recherche -, que permettra aussi cette diffusion rendue de facto internationale. On peut maîtriser la sélection du corpus et retenir certains choix technologiques, mais rarement préjuger d’un public et de ses usages…
À propos de corpus, et plus largement, un tel projet, qui veut documenter et illustrer la préparation et l’expression de la décision au plus haut niveau de l’État, entre en résonance, non seulement avec les répertoires numériques, parfois très détaillés, que les Archives nationales mettent en ligne pour décrire les archives de la présidence de la République, des services du Premier ministre, des cabinets et des conseillers ministériels et les fonds personnels d’hommes politiques, offrant tout le contexte nécessaire à l’interprétation et à l’exploitation historiennes de ces communiqués de presse, mais aussi avec d’autres chantiers de numérisation et de mise en ligne ciblés, je pense en particulier aux discours présidentiels. Ces communiqués de presse de la Ve République en ligne seront une brique de cette bibliothèque numérique en formation qui, pour l’institution patrimoniale que sont les Archives nationales, a aussi pour ambition de créer des perspectives de coopération.

 

Défi

Ce carnet accompagne un programme de recherche interdisciplinaire consacré à l’évolution des figures de décideurs en régime médiatique. Il s’agit d’analyser l’incidence des mutations médiatiques, et en particulier du développement du numérique, sur les représentations de la décision en matière politique et économique. Comment les décisions politiques et économiques sont-elles médiatisées? Y a-t-il réellement révolution numérique dans ces deux domaines? Comment les figures du pouvoir résistent-elles à la promesse démocratique avancée par les acteurs des réseaux sociaux, et du « web 2.0 »? L’approche est à la fois de temps long, grâce à un partenariat noué avec les Archives nationales, et contemporaine, associant des chercheurs en sciences de l’information et de la communication (Gripic-Celsa) et des chercheurs en marketing et sciences de gestion (INSEAD).